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Verfahrensdokumentation war Thema in Husum

Externe Datenschutzbeauftragte in Schleswig-Holstein & Hamburg

Verfahrensdokumentation war Thema in Husum

Aus der Palette Nordfriesland Ausgabe 47 2018: Zu der IGO-Veranstaltung waren mehr als 100 Personen gekommen.

Die (IGO) Interessengemeinschaft Ost hatte zu der Veranstaltung 2 Personen (Namen nennen wir hier nicht) um über dieses Thema aufzuklären. Die beiden Fachleute erläuterten, welchen Zweck die Verfahrensdokumentation habe und wie diese durchzuführen sei.

Ich zitiere aus der Zeitung:

Wichtig sei hierbei eine lückenlose Nachvollziehbarkeit der Vorsysteme (also z.B. die Geldströme der Kasse) und Zusendung dieser in einer exportierbaren Formatierung an das Finanzamt. Dies versetze die Mitarbeiter des Finanzamts in die Lage, eine genauere Prüfung durchzuführen.

„Stellen Sie sich mal auf die andere Seite“ sagte ein Betriebsprüfer (der anwesend war, Name wird hier nicht erwähnt). Je weniger Daten das Finanzamt vom Betrieb habe, desto schwieriger sei die Erhebung des Steuersatzes, wobei es möglicherweise zu Schätzungen kommt, womit keiner glücklich sei.

Zitat ende

Was hat nun eine Steuerschätzung mit der Verfahrensdokumentation zu tun?

Zumindest hat die Verfahrensdokumentation nichts mit der Berechnung zutun, die Verfahrensdokumentation dient dazu, nachweisen zu können, ob die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind.

Ich zitiere einmal weiter:

Einige Unternehmer äußerten ihren Unmut über eine Gesetzgebung, die teilweise chaotisch erscheint.

Zitat ende

Was erscheint an der Datenschutzgrundverordnung chaotisch? Die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) und das BDSG-Neu regelt doch alles. Sicherlich ist es für einen Betriebsinhaber, Geschäftsführer nicht alles zu überblicken, chaotisch ist meist nur die mangelnde Beratung, entweder weil man nicht die Zeit hat, um sich mit dem Thema auseinander zu setzen oder man wird schlicht falsch oder mangelhaft beraten.

Ich zitiere weiter:

So stehe die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Widerspruch zur Dokumentationspflicht.

Zitat ende

Wo steht die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Wiederspruch zur Dokumentationspflicht?

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) betont die Verantwortlichkeit, die Unternehmen (auch „verantwortliche Stellen“ oder „Verantwortliche“ genannt) für die Einhaltung des Datenschutzes haben. Sie müssen nachweisen können, dass ihre Datenverarbeitung datenschutzkonform ist. Umfangreiche Pflichten zur Dokumentation sollen dies sicherstellen. Die Aufzeichnungen dienen als Nachweis gegenüber der Datenschutzaufsicht, bei gerichtlichen Kontrollverfahren sowie für eine nachträgliche Information Betroffener. Eine erfolgreiche Umsetzung dieser Verpflichtung setzt die Entwicklung, Implementierung und Anwendung eines Datenschutz-Managementsystems voraus. Dabei müssen Verantwortliche eruieren, welche Dokumentationspflichten sie zu beachten haben, Umfang und Grenzen dieser Pflichten kennen und Prozesse einführen, die deren Einhaltung sicherstellen.

Ein letztes Zitat:

Hier besteht bei den Experten auch noch ein Fragezeichen, sie unterstrichen aber, dass die Steuergesetze Vorrang gegenüber den Datenschutzgesetzen hätten.

Zitat ende

Wie bitte? Und genau deshalb brennt es mir unter den Fingern dieses hier zu Schreiben. Es ist schon ziemlich dreist zu behaupten das Steuergesetze Vorrang gegenüber den Datenschutzgesetzen hätten.

In der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist dieses genau geregelt, zum Glück.

Die Informationen des Informationsschreibens vom 01. Mai 2018 durch das Bundesministerium der Finanzen betreffen die Verarbeitung personenbezogener Daten zu steuerlichen Zwecken, soweit die Abgabenordnung unmittelbar oder mittelbar anzuwenden ist. Ausgenommen ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Zollbehörden (z. B. Zölle, Einfuhrumsatzsteuer und Kraftfahrzeugsteuer).

So müssen Sie Ihre Buchführung für das Finanzamt in einer Verfahrensdokumentation beschreiben:

Bei Betriebsprüfungen müssen Sie eine Verfahrensdokumentation für Ihre Buchführung vorlegen. Die soll beschreiben, wie Belege von der Eingabe bis zur Speicherung verarbeitet werden.

Zum Schluss

Hier sieht man wieder ganz deutlich, dass es keine abschließende Aufklärung zur Verfahrensdokumentation gab. Lediglich wurde versucht den Besuchern klar zu machen das die Steuergesetze Vorrang gegenüber den Datenschutzgesetzen hätten. Und hier haben wir dann das nächste Chaos der weiteren Verunsicherungen und falsch Meldungen.

Gerne Beraten wir Sie hierzu ganz genau. Kontaktieren Sie uns gerne.